Cette fonction n’est pas souvent la mieux gérée, et pourtant elle maintient à jour le catalogue produits, les fiches produits, les brochures commerciales avec leurs détails techniques, et gère le multilingue, sans oublier la veille concurrentielle.

VENTE / COMMERCE

Les dossiers d’appel d’offres reçus, les devis, les contrats clients et leurs avenants, la documentation logistique, les documents de transports ou de douane, les enquêtes de satisfaction, etc. Ce service gère lui aussi une multitude de documents et de données.

ACHATS / SUPPLY CHAIN

Les appels d’offres émis, les contrats fournisseurs et leurs avenants, les bons de réception, les contrôles de conformité, les factures, etc. Une bonne gestion de ces documents est essentielle dans le secteur industriel.

RESSOURCES HUMAINES

La digitalisation des processus et documents RH permet de faciliter la gestion des dossiers du personnel, des contrats de travail et avenants (ainsi que leur signature à distance), les dossiers de formation, les certifications, les plans de carrière/formation, les reconversions, les habilitations, et faciliter l’accès aux informations de l’entreprise.

QUALITÉ et CONFORMITÉ

La documentation qualité, les procédures qualité, la préparation, le suivi et l’organisation des audits, la détection des problèmes, les certifications liées à des normes, la formation du personnel, etc. Ces documents doivent aussi être référencés, tracés, datés, etc.

FABRICATION / CONCEPTION

L’usine et ses lignes de production doivent renseigner en permanence leurs processus : rapport de pannes, rapport d’intervention, procédures opérationnelles, opérations de maintenance, remontées terrain, etc.

SERVICES CLIENTS

Ils doivent pouvoir répondre rapidement aux clients et en conserver la trace, pouvoir établir le lien entre le client et les produits qu’il a acheté, comprendre son besoin, journaliser ses réclamations, les faire suivre le plus rapidement possible pour qu’elles soient traitées et éviter les mécontentements, contentieux et le coût associé.

BUREAU D’ÉTUDE & INGÉNIERIE

Les projets de recherche, les spécifications techniques, les plannings, la gestion des projets, les essais ou maquettes : tout doit être suivi, tracé et organisé. Y compris le BOM (Bill of materials).